Допущена ошибка в расчете пособия по БиР: как возместить денежные средства?

Comments

• Добрый день. Вот что нашла о вашей теме.
  Виды ошибок
  Счетные ошибки
  1. Ошибка в арифметических действиях. Например, получен неверный результат при сложении сумм пособия по беременности и родам за календарные месяцы отпуска по беременности и родам, которые по отдельности были исчислены правильно.
  2. Ошибка вследствие сбоя бухгалтерской программы.
  3. Механическая ошибка при вводе данных в бухгалтерскую программу. Например, введена сумма учитываемого заработка в большем размере, пропущена цифра, неправильно набрано число.
  Несчетные ошибки
  1. Неправильно применено законодательство. В частности:
  — при расчете пособия не учтен заработок, полученный в натуральной форме;
  — пособие по временной нетрудоспособности выплачено в полном объеме за дни, когда оно должно быть снижено до размера МРОТ (например, при нарушении сотрудником режима лечения);
  — пособие по временной нетрудоспособности назначено и выплачено за день, который сотрудник отработал. Например, работник обратился за врачебной помощью после окончания рабочего дня, а врач открыл ему больничный в день обращения;
  — пособие по беременности и родам выплачено сотруднице, у которой беременность наступила в период отпуска по уходу за ребенком, при этом указанный отпуск не был прерван;
  — неправильно подсчитан страховой стаж;
  — при расчете пособия по беременности и родам бухгалтер рассчитал декретные с учетом страхового стажа сотрудницы аналогично расчету больничных и др.
  2. Неправильно применены нормативно-правовые акты организации:
  — бухгалтер начислил работнику надбавку, которая ему не установлена, что привело впоследствии к искажению суммы пособия;
  — ошибочно выплатил премии без соответствующего распоряжения руководства, что также привело к искажению суммы начисленного пособия.
  3. Невнимательность или недостаточная квалификация бухгалтера. Например, из-за невнимательности бухгалтера работник получил пособие два раза — за себя и за однофамильца.
  Ошибка связана с недобросовестностью со стороны получателя
  Работник представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т. п.
  
  Порядок исправления ошибок
  Независимо от причины возникновения ошибки важно знать, как грамотно ее устранить. Рассмотрим, что понадобится сделать работодателю, выплатившему сотруднику пособие в большей или меньшей, чем нужно было, сумме:
  какие документы оформить при выявлении ошибки;
  какие проводки сделать;
  как и в какие сроки произвести доначисление и доплату пособия, если пособие было выплачено в меньшем, чем полагается, размере, или определить возможность и способы удержания и возврата излишне выплаченных сумм.
  Если пособие излишне выплачено Теперь рассмотрим ситуацию, когда пособие работнику выплачено в большей сумме, чем полагается.
  Взыскание на законном основании Сразу скажем, что взыскивать с получателя пособия сумму переплаты разрешено, если:
  он оказался недобросовестным (например, представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т. п.); при расчете пособия была допущена счетная ошибка. Об этом сказано в части 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ, части 2 статьи 19 Федерального закона от 19.05.95 № 81-ФЗ (далее — Закон № 81-ФЗ) и пункте 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (далее — Порядок).
  Напомним также, что сотрудники — получатели пособий обязаны извещать не позднее чем в месячный срок работодателей о наступлении обстоятельств, которые влекут изменение размеров пособий или прекращение их выплаты (п. 83 Порядка).
  Взыскание на добровольной основе Можно, правда, попросить сотрудника вернуть излишне выплаченную сумму пособия добровольно либо получить его согласие на зачет переплаты в счет будущей выплаты пособия или удержание из заработной платы, но соглашаться на эти варианты сотрудник не обязан, если его вины или счетной ошибки нет. Если же сотрудник не возражает вернуть излишне полученную сумму пособия, свое согласие он должен подтвердить письменно (заявлением) (письмо ФСС России от 20.08.2007 № 02-13/07-7922). В противном случае излишне выплаченная сумма может быть возмещена виновным лицом либо (если виновное лицо не найдено) списана в расходы за счет чистой прибыли организации.
  Взысканию не подлежит Когда излишняя выплата пособия сотруднику не связана с его недобросовестностью или счетной ошибкой, взыскать с него сумму переплаты не удастся, если только он добровольно не пожелает ее вернуть, разрешит удержать из заработка или зачесть в счет последующей выплаты пособия.
  Возможна также еще одна ситуация, когда сумма излишне выплаченного пособия не взыскивается, — работник за текущий месяц уже получил пособие и в этом же месяце у него наступили обстоятельства, при которых он теряет право на его получение. Например, сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Она получила пособие за текущий месяц, через несколько дней в этом же месяце решила прервать отпуск и выйти на работу на полный рабочий день. В данном случае сумма излишне выплаченного ежемесячного пособия по уходу за ребенком не удерживается. Выплата пособия прекращается со следующего месяца (п. 83 Порядка).
  Порядок взыскания сумм переплаты Рассмотрим, как производить удержание излишне выплаченных сумм пособия, если законодательство разрешает это делать.
  Бухгалтерская справка Как и в предыдущем случае, при выявлении ошибки при выплате пособия бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой показать суть допущенной ошибки. На данном этапе может быть еще неизвестно, каким образом будет производиться взыскание переплаты. В этом случае в справке нужно указать, что исправительные проводки будут составлены после получения этой информации.
  Уведомление сотрудника О том, что обнаружена сумма излишне выплаченного пособия, которая должна быть удержана с получателя, работодатель должен предупредить работника.
  В уведомлении можно предложить:
  зачесть излишне выданные суммы в счет последующей выплаты пособия (если ошибочно выплачена сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком); сообщить об удержании переплаты из заработной платы сот­рудника. Образец уведомления об удержании из заработной платы излишне выплаченной суммы пособия по временной нетрудоспособности приведен ниже.
  Образец уведомления
  Удержание излишне выплаченных сумм Если сотрудник получил пособие в большем, чем полагается, размере вследствие собственной недобросовестности либо в результате счетной ошибки, взыскать с него излишне выданные суммы пособия можно:
  путем удержаний соответствующих сумм из заработной платы; при последующих выплатах ему социальных пособий (это больше подходит для ситуаций, когда сотруднику выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком). Если законодательством не предусмотрено безапелляционное удержание переплаты пособий, работник может вернуть ее добровольно. Например, внести излишне полученную сумму в кассу организации либо дать разрешение:
  на удержание излишне полученной суммы из своей заработной платы; зачет этой суммы в счет последующей выплаты пособия. Рекомендуем в уведомлении работнику предложить варианты внесения переплаты.
  Образец документа приведен ниже.
  Образец уведомления
  Если удержание производится из заработной платы Согласно части 3 статьи 137 ТК РФ удержание каких-либо сумм задолженности из заработной платы возможно при условии, что работник не оспаривает его оснований и размеров. Свое согласие он должен подтвердить письменно, например записью «согласен на удержание» в уведомлении.
  Обратите внимание: при каждой последующей выплате пособия или заработной платы удерживать можно не более 20% суммы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ). При прекращении выплаты зарплаты либо пособия оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
  Добавим также, что размер удержания из заработной платы и иных доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
  Бухгалтерские проводки Исправительные проводки делают в месяце обнаружения ошибки.
  Пособие по временной нетрудоспособности. Если излишне было выплачено пособие по временной нетрудоспособности, бухгалтер сделает проводки:
  ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
  — сторнирована сумма излишне начисленного пособия за первые три календарных дня болезни за счет средств организации;
  ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 70
  — сторнирована сумма излишне начисленного пособия за оставшиеся дни болезни за счет средств ФСС России;
  ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
  — сторнирована излишне начисленная сумма налога на доходы физических лиц.
  Обратите внимание: запись об отмене излишне удержанного НДФЛ отражают в налоговой карточке в графе того месяца, когда фактически производятся исправления.
  Пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком. Если переплата возникла по пособию по беременности и родам или пособию по уходу за ребенком, сторнировочная запись будет следующей:
  ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 70
  — сторнирована сумма излишне начисленного пособия.
  Для справки
  Согласно части 2 статьи 19 Закона № 81-ФЗ излишне выплаченная сумма пособия взыскивается с виновных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
  Отражение суммы удержания излишне выплаченного пособия в форме 4-ФСС РФ Текущий год. Если сумма пособия была выплачена сотруднику в предыдущем отчетном периоде текущего года в большем, чем полагается, размере и эта ошибка попала в уже сданную форму 4-ФСС РФ, то сумму удержания излишне выплаченного пособия следует отразить в форме 4-ФСС РФ в текущем отчетном периоде.
  Например, переплата пособия произошла в январе, а выявлена в мае 2011 года. Расчет по форме 4-ФСС РФ за I квартал 2011 года сдан с ошибкой. Сумму удержания излишне выплаченного пособия нужно отразить в расчете по форме 4-ФСС РФ за 1-е полугодие 2011 года. На нее уменьшают сумму начисленных пособий за тот месяц, в котором обнаружена ошибка.
  Если в месяце, в котором обнаружена ошибка, начислений пособий не было, в графе 15 таблицы 1 формы 4-ФСС РФ излишне начисленную сумму пособия нужно будет отразить со знаком «минус».
  Отчетные периоды прошлых лет. Если переплата пособия выявлена за отчетные периоды прошлых лет, то в этом случае необходимо представить в отделение ФСС России по месту нахождения организации уточненный расчет по форме 4-ФСС РФ за тот отчетный период, в котором данная ошибка была допущена.
  Например, если ошибка произошла в III квартале 2010 года, а выявлена в мае 2011 года, то в мае 2011 года организация должна представить в территориальное отделение ФСС России уточненный расчет по форме 4-ФСС РФ за девять месяцев 2010 года и 2010 год.
  Обратите внимание: даже если вы подали уточненный расчет за отчетный период прошлых лет, остатки на начало расчетного периода в форме 4-ФСС РФ останутся неизменными в течение всего 2011 года. То есть сумма задолженности за страхователем по страховым взносам окажется меньше, чем должна быть. Поэтому, чтобы не было расхож­дений в данных бухгалтерского учета и данных, отражаемых в форме 4-ФСС РФ за отчетные периоды текущего года, сумму страховых взносов следует скорректировать. Для этого в строке 4 таблицы 1 формы 4-ФСС РФ «Начислено страховых взносов страхователем за прошлые расчетные периоды» нужно отразить сумму взносов, недоплаченную из-за излишней выплаты пособия.
  Пени за просрочку Сумма произведенных расходов на выплату пособий уменьшает сумму страховых взносов, подлежащих перечислению в ФСС России (ч. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).
  Если сумма страховых взносов была уменьшена на сумму излишне выплаченных пособий, то сумма страховых взносов в ФСС России окажется недоплаченной. Это значит, что на сумму недоплаты страховых взносов организации придется начислить пени.
  Пени определяются в процентах от неуплаченной суммы за каждый день просрочки (ч. 5 ст. 25 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Процентная ставка пеней принимается равной 1/300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ (ч. 6 ст. 25 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
  В бухгалтерском учете нужно сделать проводки:
  ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
  — начислены пени за просрочку уплаты страховых взносов;
  ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 51
  — перечислены пени за просрочку уплаты страховых взносов.
  источник зарплата-онлайн